Obowiązek sprawozdawczy wynikający z ustawy o ochronie sygnalistów to temat, który powinien zainteresować każdego urzędnika odpowiedzialnego za zgodność działań instytucji z przepisami prawa. To nie tylko wymóg formalny, ale również narzędzie budowania przejrzystości i zaufania społecznego.

W tym artykule przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące obowiązku sprawozdawczego, który wynika z art. 47 ustawy o ochronie sygnalistów. Dowiesz się, jakie dane należy uwzględnić w sprawozdaniu, jakie są terminy jego złożenia oraz jaką rolę pełni w tym procesie Rzecznik Praw Obywatelskich. Zwracamy również uwagę na kwestie ochrony danych osobowych oraz praktyczne aspekty przygotowania dokumentacji. To kompendium wiedzy, które pomoże Tobie i Twojemu urzędowi skutecznie wykonać obowiązek sprawozdawczy.

Zakres danych wymaganych w sprawozdaniu organu publicznego

Sprawozdanie dotyczące zgłoszeń zewnętrznych składane do Rzecznika Praw Obywatelskich powinno zawierać elementy wskazane w art. 47 ustawy, w tym:

• liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych,
• liczbę postępowań wyjaśniających oraz postępowań wszczętych w wyniku tych zgłoszeń, wraz z informacją o ich rezultatach,
• szacunkową wysokość szkody majątkowej – o ile została ustalona – oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa, jeżeli organ publiczny dysponuje takimi danymi.

Zakres ten odpowiada informacjom gromadzonym w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych prowadzonym na podstawie art. 45 ustawy.

Ochrona danych osobowych i informacji wrażliwych

Z treści sprawozdań wyłączone są dane osobowe oraz informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. To zabezpieczenie ma na celu ochronę sygnalistów oraz interesów podmiotów gospodarczych.

Pracownicy Biura Rzecznika Praw Obywatelskich oraz urzędów obsługujących organy publiczne są zobowiązani do zachowania poufności informacji uzyskanych w toku przyjmowania zgłoszeń. Informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu prowadzenia działań następczych.

Termin i charakter obowiązku sprawozdawczego

Złożenie sprawozdania przez organ publiczny jest obowiązkowe, nawet w przypadku braku zgłoszeń zewnętrznych. Termin na jego przekazanie upływa 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym. Jednak sprawozdanie składane w 2026 roku powinno obejmować czas od momentu wdrożenia kanału zewnętrznego, zatem również ostatnie dni 2024 roku. Choć ustawa nie przewiduje sankcji za niedotrzymanie tego terminu, zalecamy wdrożenie wewnętrznych procedur zapewniających terminowość i kompletność raportowania.

Obowiązek składania tzw. „zerowych” sprawozdań może być postrzegany jako obciążenie administracyjne, niemniej w obecnym stanie prawnym nie można go uniknąć. Za pomocą naszej platformy do zgłaszania naruszeń Sygnalista24.info mogą Państwo w prosty sposób wygenerować sprawozdanie, które następnie należy podpisać i wysłać do RPO.

Wzór sprawozdania i preferowana forma przekazania

Rada Ministrów została upoważniona do określenia wzoru sprawozdania, co ma zapewnić jednolitość i przejrzystość danych. Opublikowany 5 sierpnia 2025 r. formularz znacząco ułatwia realizację obowiązków przez urzędy. Biuro RPO rekomenduje przekazywanie sprawozdań w formie elektronicznej na adres e‑Doręczeń: AE:PL-81771-91578-RDUCW-25

Dane statystyczne dotyczące zgłoszeń

Jak wynika z informacji prasowych:

• Łącznie kanałami poświęconymi sygnalistom wpłynęło do rzecznika 690 spraw
• Spośród nich ponad 220 zostało zakwalifikowanych jako zgłoszenia zewnętrzne i było procedowane zgodnie z ustawą
• Najwięcej zgłoszeń zewnętrznych dotyczyło kwestii finansowych: nieprawidłowości podatkowych, ustawianych przetargów, niegospodarności w zarządzaniu mieniem publicznym
• Rzecznik przekazywał sprawy merytorycznie właściwym instytucjom
• Najwięcej zgłoszeń RPO przekazał do Krajowej Administracji Skarbowej

Wnioski i rekomendacje dla urzędów

Aby skutecznie realizować obowiązki wynikające z ustawy, urzędy muszą prowadzić rzetelny rejestr zgłoszeń oraz wdrożyć jasne procedury wewnętrzne dotyczące sprawozdawczości. Korzystanie z jednolitego wzoru sprawozdania oraz elektronicznego kanału przekazu znacznie usprawnia proces raportowania. Duża liczba zgłoszeń do Rzecznika Praw Obywatelskich wskazuje na to, że sygnaliści często obawiają się zgłosić naruszenie prawa bezpośrednio do pracodawcy. Rekomendujemy, aby wdrożyć rozwiązania zapewniające sygnaliście ochronę, a zgłoszeniom – szyfrowanie i pełną poufność. W tym celu warto skorzystać z bezpiecznego kanału zgłoszeniowego Sygnalista24.info.

_

Autorzy artykułu: Fatma Oukal, Artur Janicki