Szkolenie odbiorców naruszeń, czyli osób, które przyjmują naruszenia zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku, powinno odbywać się cyklicznie, przynajmniej 1 raz w roku.
Dlaczego warto szkolić odbiorców naruszeń?
- Budują system zgłaszania naruszeń przez bezpieczny wewnętrzny kanał zgłoszeniowy.
- Stoją na straży ochrony sygnalistów. Kto może być sygnalistą?
Źle wdrożone obowiązki przez pracodawcę, brak szkoleń dla pracowników, brak bezpiecznego kanału zgłoszeniowego, brak konsultacji i ogłoszenia pracownikom, wiąże się z utrudnianiem zgłoszenia. Za tym z kolei idą konsekwencje.
Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów, w rozdziale 6 Przepisy karne. Art. 54. Kto chcąc, aby inna osobowa nie dokoła zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
- Zapewniają poufność tożsamości zgłaszającego oraz osób wymienionych w zgłoszeniu. Nie wszystkie kanały zgłoszeniowe są poufne i bezpieczne.
- Są zobowiązane do zachowania tajemnicy wszelkich informacji związanych ze zgłoszeniem.
- Są zobowiązane do bezstronności podczas prowadzonych postępowań.
- Chronią miejsce pracy przed kontrolami instytucji zewnętrznych. Z założenia Dyrektywy i polskiej ustawy Sygnalista zgłaszając do miejsca pracy nie przesyła donosu do innych. Pracodawca zyskuje czas 3 miesięcy by temat „ogarnąć” samemu.
- Są zobowiązane do dołożenia należytej staranności podczas rozpatrywania zgłoszeń. Odbiorcy naruszeń muszą unikać podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia sygnalisty i osób, których dotyczy zgłoszenie.
- Prowadzą kampanie informacyjne wśród pracowników zmierzające do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie systemu ochrony sygnalistów i przeciwdziałania nieprawidłowościom oraz propagują postawę obywatelskiej odpowiedzialności zmierzającej do doskonalenia organizacji.
Gdzie szkolenie dla Odbiorców naruszeń? On-line czy stacjonarnie?
To nie ma znaczenia. On-line, które oferujemy cyklicznie są najbardziej dostępne i przystępne cenowo. Prześlij formularz – powiadomimy o kolejnym terminie szkolenia.
Na jednym spotkaniu jest od 2 do 4 specjalistów: ekspert/eksperci od wdrożeń, Inspektor Ochrony Danych IOD oraz radca prawny i adwokat. Na spotkaniu jest przestrzeń do dyskusji, zadawania pytań, rozwiania wątpliwości.
Co jeszcze? Dostajesz możliwość przekonsultowania pierwszego naruszenia. Specjaliści Sygnalista24.info pamiętają, co zrobić po kolei. Również o powiadomieniu osób, których zostały przez sygnalistę wymienione w kontekście naruszenia. O niczym nie można zapomnieć!
Szkolenie dla Odbiorców naruszeń. Co mówi ustawa o sygnalistach?
Ustawa w kilku miejscach wspomina o osobach odbierających naruszenia, konieczności ich przygotowania do pełnienia tej roli. Odbiorcy są zobowiązani do powiadamiania sygnalistów w wyznaczonych terminach.
Najważniejsze terminy to od momenty przekazania naruszenia przez sygnalistę:
- powiadomienie do 7 dni o przyjęciu zgłoszenia przez bezpieczny wewnętrzny kanał zgłoszeniowy,
- poinformowania w ciągu 3 miesięcy o zakończeniu i podjętych działaniach następczych. Termin ten wydłuża się w uzasadnionych sytuacjach i tylko przy kanałach zewnętrzach – do 6 miesięcy. Kanał zewnętrzny w organach publicznych.
Kolejnymi niemniej ważnymi terminami są również:
- do 1 miesiąca – przekazanie Zaświadczenia sygnaliście o jego ochronie w kontekście przekazanego naruszenia,
- do 14 dni (w wyjątkowych sytuacjach do 30 dni) powiadomienie sygnalisty o przekazaniu naruszenia innym organom, zgodnie z zakresem działań tego organu (np. Policji czy Prokuratury)
- terminy związane z RODO w zakresie klauzul informacyjnych, zarówno dla sygnalisty jak i osób wymienionych przez sygnalistę w przekazanych naruszeniu
Art. 44 Ustawy o ochronie sygnalistów
2. Organ publiczny upoważnia spośród pracowników urzędu obsługującego ten organ osoby uprawnione do:
1) przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;
2) kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;
3) przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.
3. Osoby, o których mowa w ust. 1 lub 2, są wyznaczane na podstawie kwalifikacji zawodowych, w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności wypełniania powierzonych zadań.
4. Upoważnieni pracownicy Biura Rzecznika Praw Obywatelskich oraz urzędu obsługującego organ publiczny są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.
5. Upoważnieni pracownicy Biura Rzecznika Praw Obywatelskich oraz urzędu obsługującego organ publiczny przechodzą szkolenia w zakresie, o którym mowa w ust. 1 lub 2.
Odbiorca naruszeń. Dlaczego warto się szkolić?
- Wymóg ustawowy. Odbiorcy nieprawidłowości są zobowiązani wiedzieć by nie narazić organizację na konsekwencje prawne. A te są ogromne: od kary finansowej maksymalnie wynoszącej ponad 1 mln zł, aż do utraty reputacji i strat wizerunkowych.
- Zwiększenie świadomości. Dzięki szkoleniom, odbiorcy naruszeń lepiej rozumieją, co stanowi naruszenie prawa, etyki czy procedur organizacji. Wiedza ta pomaga im rozpoznać i reagować na różne sytuacje, sprzeczne z zasadami, zanim przerodzą się one w poważniejsze problemy i pracodawca poniesie większe straty.
- Ochrona reputacji organizacji. Wczesne wykrywanie i zgłaszanie naruszeń może zapobiec większym kryzysom i pomóc w utrzymaniu dobrej reputacji firmy. Organizacje, które skutecznie zarządzają naruszeniami, są postrzegane jako wiarygodne i odpowiedzialne. W przyszłości będzie wymóg i wiele branż przygotowuje się do spełnienia wymagań w zakresie wytycznych pomagających w tworzeniu prawidłowego systemu zarządzania zgłoszeniami od sygnalistów – norma ISO 37002
- Zgodność z przepisami. Wiele sektorów, zwłaszcza publicznych, finansowych czy medycznych, wymaga spełniania surowych norm prawnych i etycznych. Szkolenie odbiorców naruszeń zapewnia, że organizacja działa zgodnie z przepisami, co minimalizuje ryzyko sankcji prawnych. Większość obszarów (blisko 20), m.in. korupcja, zmówienia publiczne, ochrona zdrowia, ochrona środowiska, ochrona danych osobowych jest związanych z ustawą o ochronie sygnalistów. Z tych obszarów sygnalista może zgłosić naruszenie prawa. Zobacz jakie obszary wchodzą w zakres Ustawy o ochronie sygnalistów
- Budowanie kultury odpowiedzialności: Regularne szkolenia promują kulturę odpowiedzialności, w której pracownicy czują się zobowiązani do dbania o przestrzeganie zasad i zgłaszania nieprawidłowości. To tworzy atmosferę zaufania i współpracy.
- Zapobieganie nadużyciom: Dobrze przeszkoleni odbiorcy naruszeń mogą skutecznie rozpoznać, zanim staną się one powszechne lub wywołają większe straty finansowe.
- Ochrona interesów firmy i pracowników oraz zapobieganie nadużyciom: Dzięki takim szkoleniom pracownicy lepiej wiedzą, jak się zachować w sytuacjach niejednoznacznych i jak chronić siebie i organizację przed ewentualnymi konsekwencjami wynikającymi z nadużyć w zakresie korupcji, oszustwa czy cyberbezpieczeństwa.
- Zwiększenie efektywności procedur wewnętrznych: Przeszkoleni pracownicy są w stanie lepiej stosować procedury zgłaszania naruszeń, co sprawia, że cały system w firmie działa sprawniej, a naruszenia są szybciej identyfikowane i rozwiązywane. Na czym zyskuje pracodawca i cała firma.
Podsumowanie.
Szkolenie odbiorców naruszeń to są dobrze wydane środki finansowe. Normą powinna być kwestia zgodności z przepisami oraz inwestycja w zdrową kulturę organizacyjną i długoterminowy rozwój firmy.
Zobacz także:
Szkolenie w zakresie ochrony sygnalistów: dla pracowników i Odbiorców naruszeń
Odbiorca naruszeń – rozpoznanie donosu i skargi, wymagania prawne
Kto jest odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń od sygnalisty?
Ochrona sygnalisty, a obowiązki i zadania odbiorcy zgłoszeń w zakresie RODO
Materiał dowodowy w zgłoszeniu sygnalisty
Harmonogram wdrożenia kanału zgłoszeniowego
Ustawa o sygnalistach – od kiedy?
Wdrożenie dokumentacji dla sygnalisty
Przepisy prawa związane z ochroną sygnalisty
Dodatkowo:
Bezpieczeństwo systemu zgłaszania naruszeń przed wyciekiem i odwetem
Jak zachęcić sygnalistę do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych?
Dedykowana skrzynka e-mail – rozwiązanie obciążone ryzykiem
Ranking kanałów zgłoszeniowych