Wewnętrzny kanał zgłoszeniowy powinien być tak zaprojektowany, ustanowiony i obsługiwany w bezpieczny sposób, aby zapewniał anonimowość osobie dokonującej zgłoszenia i osobie trzeciej wymienionej w zgłoszeniu. Dostęp do informacji uzyskanych od sygnalisty powinny mieć tylko osoby upoważnione. Ustanowione kanały zgłoszeniowe muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie.
Zgłoszenie ustne może być dokonane:
- telefonicznie,
- za pomocą innych systemów komunikacji głosowej lub
- za pomocą bezpośredniego spotkania.
Zgłoszenie pisemne może być dokonane:
- listownie,
- z wykorzystaniem skrzynki-wrzutki znajdującej się na terenie organizacji,
- za pomocą dedykowanego konta e-mail,
- za pośrednictwem platformy online,
- za pośrednictwem platformy typu intranet.
Przy wyborze kanału zgłoszeniowego ważnym aspektem jest:
- zapewnienie ochrony przed potencjalnymi restrykcjami,
- anonimowość i bezpieczeństwo,
- komunikacja z sygnalistą, w tym odpowiedź na zgłoszenie i przekazanie informacji dotyczących działań podjętych w wyniku zgłoszenia.
Jak zapewnić te podstawowe elementy?
Najlepszym rozwiązaniem jest anonimowy, bezpieczny i szyfrowany kanał zgłoszeniowy SYGNALISTA24.info.
System SYGNALISTA24.info to aplikacja internetowa, która pozwala na bezpieczne obsługiwanie wszystkich zgłoszeń oraz komunikację z sygnalistą. Kanał ten spełnia wszystkie wymagane parametry: anonimowość (wielokrotne szyfrowanie), ochronę przed ujawnieniem tożsamości osoby zgłaszającej oraz komunikację z sygnalistą.
Inne wymienione kanały zgłaszania nieprawidłowości – np. platformy lub adresy umiejscowione na własnych serwerach, dedykowany adres e-mail, skrzynka-wrzutka, tradycyjna poczta – nie zapewnią tak wysokiego poziomu bezpieczeństwa i komunikacji z sygnalistą, bez ryzyka ujawnienia jego tożsamości. Zatem stosowanie ich będzie wiązało się z ryzykiem niedostatecznej ochrony, czyli brakiem spełnienia wymagań zawartych w Dyrektywie o sygnalistach.
W razie potrzeb udzielimy więcej szczegółów na temat naszego systemu zgłoszeniowego SYGNALISTA24.info.
Zapraszamy do kontaktu
zespół DOERING&PARTNERZY
