No właśnie. Wszystko pięknie, kiedy wewnętrzny system zgłoszeniowy działa. Zgłoszenie zostało przekazane, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń potwierdziła w ciągu wymaganych 7 dni otrzymanie informacji. Organizacja podjęła stosowne działania w związku ze zgłoszenie i poinformowała sygnalistę o efektach tych działań w ciągu kolejnych trzech miesięcy.

Ale co jeśli sygnalista na zgłoszoną nieprawidłowość:

• nie uzyskał odpowiedzi,
• odpowiedź jest niepełna,
• odpowiedź mija się z prawdą lub
• problemu nie rozwiązano i nadal jest on naruszeniem?

Krok drugi. Zgłoszenie zewnętrzne do właściwego organu

Kolejnym krokiem, jaki może powziąć sygnalista, jest zgłoszenie naruszenia do właściwego organu. Sygnalista może to uczynić w dwóch przypadkach. I tak:

• jeśli uprzednio zgłosił za pośrednictwem wewnętrznego kanału, ale mimo tego, problemu nie rozwiązano;
• jeśli sygnalista ma uzasadnione powody by sądzić, że w wyniku wewnętrznego zgłoszenia doświadczy działań odwetowych lub że właściwe organy byłyby bardziej odpowiednie do podjęcia działań wyjaśniających. Może wtedy dokonać zgłoszenia bezpośrednio w ramach kanału zewnętrznego. Taka sytuacja będzie miała miejsce zwłaszcza wtedy,  gdy istnieje ryzyko ukrycia naruszenia lub zniszczenia dowodów wewnątrz organizacji.

Państwa członkowskie, w tym Polska, są zobowiązane wyznaczyć właściwe organy do przyjmowania zgłoszeń, przekazywania informacji zwrotnych i podejmowania działań następczych. Mogą to być takie organy jak prokuratura, urzędy skarbowe i celne.

Państwo powinno zagwarantować takim organom dodatkowe środki na obsługę zewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości.

Właściwe organy powinny wdrożyć niezależne i autonomiczne mechanizmy dokonywania zgłoszeń. Procedury obsługi zgłoszeń powinny spełniać te same warunki, co w ramach kanałów wewnętrznych. Dodatkowo, w sprawach o niewielkiej wadze lub będących już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, właściwe organy mogą zostać uprawnione do powzięcia decyzji o zamknięciu procedury bez podejmowania działań następczych. Nie wyłącza to obowiązku powiadomienia osoby zgłaszającej o decyzji i jej uzasadnieniu.

Dodatkowo właściwe organy są zobowiązane do udostępnienia na swojej stronie internetowej informacji m.in. o:

• warunkach kwalifikowania się do objęcia ochroną na mocy dyrektywy,
• danych kontaktowych zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń,
• procedurach mających zastosowanie przy zgłaszaniu naruszeń,
• zasadach poufności,
• środkach ochrony prawnej przed działaniami odwetowymi oraz dane kontaktowe centrum informacyjnego.

Krok trzeci. Ujawnienie publiczne

Ostatnim kanałem informowania o nieprawidłowościach jest podanie do  wiadomości publicznej informacji o naruszeniach. Np. wykorzystując media społecznościowe, prasę, organizacje pozarządowe czy związki zawodowe.

Aby osoba (sygnalista) dokonująca ujawnienia publicznego kwalifikowała się do objęcia ochroną, musi spełnić jeden z poniższych warunków:

1. Dokonała wcześniej zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub od razu zgłoszenia zewnętrznego, ale w odpowiedzi na jej zgłoszenie nie podjęto żadnego działania w wymaganych terminach. Z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia np. gdy naruszenie nie zostało dostatecznie zbadane i ocenione lub nie podjęto żadnych odpowiednich działań zaradczych.
2. Ma uzasadnione podstawy by sądzić, że
   • naruszenie może stanowić zagrożenie dla interesu publicznego;
   • w przypadku zgłoszenia zewnętrznego grozić jej będą działania odwetowe lub istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego rozwiązania problemu. Z taką sytuacją możemy mieć do czynienia w sytuacji udziału organu w naruszeniu, zmowa organu ze sprawcą czy też możliwości ukrycia lub zniszczenia dowodów.

Zapraszamy do kontaktu

zespół DOERING&PARTNERZY