Audyt zewnętrzny jest często obowiązkowym elementem rozliczania wsparcia otrzymanego z funduszy europejskich na realizację projektu badawczo-rozwojowego (B+R). Zasadniczym celem audytu jest zbadanie kwalifikowalności wydatków oraz potwierdzenie, że przedsięwzięcie jest realizowane zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie oraz innych zgód na daną inwestycję.
Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu B+R
Każdy grantodawca stawia własne warunki, kiedy należy przeprowadzić niezależną kontrolę projektu. Często jest to wartość dofinansowania (np. 3 mln zł przy projektach z NCBiR) i po zrealizowaniu 50% planowanych wydatków w projekcie.
Cele audytu zewnętrznego projektu:
Celem audytu zewnętrznego projektu jest wydanie przez niezależnego audytora opinii na temat:
- realizacji zamierzeń i zobowiązań względem poszczególnych instytucji (grantodawców, Wód Polskich, RDOŚ, SANEPID-u, starostwa czy gminy) zgodnie z uzyskanymi warunkami, zgodami czy pozwoleniami;
- realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem. Informacje powinny być zgodne z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji czy umowie;
- wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
- poprawności dokumentowania pod kątem finansowym i ujęciem każdej operacji w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.
Co obejmuje audyt zewnętrzny?
Podczas audytu zewnętrznego projektu B+R następuje m.in. sprawdzenie:
- czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z dokumentacją aplikacyjną, podpisaną umową oraz obowiązującymi przepisami prawa,
- czy realizuje warunki stawiane przez instytucje, od których uzyskał zgody,
- czy Beneficjent posiada odpowiednie procedury finansowo – księgowe oraz procedury dotyczące realizacji projektu pozwalające na racjonalne zapewnienie o poprawności projektu,
- czy Beneficjent prowadzi odrębną ewidencję księgową na potrzeby projektu,
- kwalifikowalności wydatków, sposobu ich dokumentowania, wiarygodności i rzetelności wniosków o płatność,
- zgodności wniosków o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu;
- wiarygodności wniosków o płatność w zakresie sprawozdawczości z realizacji projektu, odnośnie danych rzeczowych oraz osiągania zakładanych celów i wskaźników,
- czy procedury kontroli wewnętrznej Beneficjenta zapewniają prawidłowość realizacji projektu, rzetelność i wiarygodność przedkładanych dokumentów,
- sposobu przechowywania dokumentacji projektowej,
- czy Beneficjent, w zakresie informacji i promocji, stosuje się do zapisów zawartych w umowie o dofinansowanie projektu i obowiązujących wytycznych w tym zakresie;
- czy projekt jest zgodny z politykami wspólnotowymi.
Kto może przeprowadzić audyt zewnętrzny?
Audyt zewnętrzny projektu musi przeprowadzić audytor z odpowiednimi kwalifikacjami:
- doświadczenie w realizacji projektów unijnych,
- współpraca z innymi ośrodkami i ekspertami,
- uprawnienia audytorskie, biegłego rewidenta lub inne np. ukończenie kierunkowych studiów podyplomowych.
Jak przeprowadzić audyt zewnętrzny projektu. Krok po kroku
- Wybierz firmę audytorską. Podstawa to jej niezależność. Firma ta powinna posiadać doświadczenie w audytach unijnych projektów.
- Przygotuj dokumentację projektu. Przed rozpoczęciem audytu należy przygotować kompletną dokumentację projektu, w tym m.in. umowy, harmonogramy, koszty poniesione przez beneficjenta, raporty z postępu prac i wyniki projektu.
- Przygotuj harmonogram audytu. Harmonogram audytu powinien zostać stworzony w celu zapewnienia, że wszystkie wymagane dokumenty i etapy audytu zostaną wykonane w terminie.
- Przeprowadź audyt. Podczas audytu zewnętrznego firma audytorska będzie sprawdzać, czy projekt został zrealizowany zgodnie z wymaganiami unijnymi, czy pieniądze zostały wydane zgodnie z umową, czy cele projektu zostały osiągnięte, a także czy beneficjent wykonał swoje obowiązki zgodnie z umową.
- Sporządź raport z audytu. Po zakończeniu audytu firma audytorska powinna sporządzić szczegółowy raport, w którym przedstawi wyniki audytu, rekomendacje i uwagi dotyczące projektu.
- Przekaż raport do władz unijnych. Po sporządzeniu raportu z audytu, powinien on zostać przekazany do władz unijnych, które podejmą decyzję w sprawie dalszych kroków, w tym możliwej korekty projektu lub zwrotu środków.
Podsumowanie
Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu unijnego wymaga od beneficjenta należytego przygotowania dokumentacji projektu, powołanie zespołu osób zaangażowanych w projekcie, wyboru niezależnej firmy audytorskiej, przeprowadzenia audytu, a następnie sporządzenia i przekazania raportu do odpowiedniej jednostki grantodawcy.
Zapraszamy do współpracy
Nasz zespół posiada doświadczenie w rozliczaniu projektów UE. Wśród nas są audytorzy-eksperci z wielu dziedzin. To umożliwia niezależny, profesjonalny audyt zewnętrzny projektu. Kontakt: Marek Doering, 690-495-513, marek@doering-partnerzy.pl
