Karta audytu RODO powinna być dostosowana do konkretnych potrzeb i kontekstu organizacji. Przed przeprowadzeniem audytu należy uwzględnić przepisy RODO oraz przewodniki i wytyczne organów nadzorczych w zakresie audytu ochrony danych osobowych.

Poniżej przykładowa karta audytu RODO, która może być wykorzystana do przeprowadzenia audytu związanej z ochroną danych osobowych w organizacji:

1. Polityka i procedury dotyczące ochrony danych osobowych:
   • Czy organizacja posiada uaktualnioną politykę ochrony danych osobowych?
   • Czy polityka ochrony danych osobowych jasno określa cele i zasady przetwarzania danych osobowych?
   • Czy istnieją pozostałe dokumenty (rejestry, klauzule, procedury i instrukcje) wdrożone w celu zapewnienia zgodności z RODO?
2. Rejestr czynności przetwarzania:
   • Czy organizacja prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych osobowych?
   • Czy rejestr jest aktualny i zawiera wymagane informacje zgodnie z RODO?
   • Czy dostęp do rejestru jest odpowiednio kontrolowany?
3. Zgody na przetwarzanie danych osobowych:
   • Czy organizacja posiada proces uzyskiwania i dokumentowania zgód na przetwarzanie danych osobowych?
   • Czy zgody są zbierane w sposób zgodny z wymaganiami RODO?
   • Czy istnieje mechanizm do wycofywania zgód przez podmioty danych?
4. Bezpieczeństwo danych osobowych:
   • Czy organizacja posiada odpowiednie środki techniczne i organizacyjne do ochrony danych osobowych?
   • Czy są wdrożone procedury związane z bezpieczeństwem danych, takie jak kontrola dostępu, szyfrowanie, monitorowanie incydentów?
   • Czy pracownicy są odpowiednio przeszkoleni w zakresie bezpieczeństwa danych?
5. Prawa podmiotów danych:
   • Czy organizacja ma procedury umożliwiające realizację praw podmiotów danych, takich jak prawo dostępu, sprostowania, usunięcia danych?
   • Czy procesy realizacji praw podmiotów danych są zgodne z wymaganiami RODO?
6. Transfery danych poza obszar EOG:
   • Czy organizacja przekazuje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?
   • Czy są wdrożone odpowiednie mechanizmy ochrony danych, takie jak klauzule umowne, tarcze prywatności?
7. Monitorowanie incydentów i zgłaszanie naruszeń danych:
   • Czy organizacja posiada procedury monitorowania incydentów związanych z naruszeniem danych osobowych?
   • Czy istnieje procedura zgłaszania naruszeń danych organowi nadzorczemu i podmiotom danych w przypadku naruszenia?
8. Współpraca z inspektorem ochrony danych:
   • Czy organizacja ma wyznaczonego inspektora ochrony danych (IOD)?
   • Czy istnieje proces współpracy z IOD-em i raportowania mu incydentów i działań związanych z ochroną danych?
9. Audyt podwykonawców:
   • Czy organizacja przeprowadza audyty podwykonawców przetwarzających dane osobowe w imieniu organizacji?
   • Czy podwykonawcy są zgodni z wymaganiami RODO i posiadają odpowiednie środki ochrony danych?
10. Szkolenie pracowników:
    • Czy organizacja zapewnia odpowiednie szkolenia w zakresie RODO dla pracowników?
    • Czy szkolenia są regularnie aktualizowane i dostosowane do zmian w przepisach?
11. System zarządzania
    • Czy organizacja wdrożyła system zarządzania/zintegrowany system zarządzania?
      Jeżeli tak, proszę wskazać wdrożone normy.
    • Czy organizacja posiada aktualne certyfikaty systemu zarządzania/zintegrowanego systemu zarządzania?
      Jeżeli tak, proszę wskazać zakres certyfikacji, datę ważności certyfikatu, firmę certyfikującą.
    • Jeżeli organizacja wdrożyła system/y zarządzania, a nie jest on certyfikowany, czy w planach jest przeprowadzenie certyfikacji.
      Jeżeli tak, proszę podać planowany termin certyfikacji.
    • Jeżeli organizacja nie wdrożyła systemu zarządzania/ zintegrowanego systemu zarządzania, to czy planuje takie działania?
      Jeżeli tak, proszę wskazać planowany termin wdrożenia systemu.

Powyższe pytania stanowią część zagadnień, które pozwoli na zrozumienie obszarów w zakresie ochrony danych osobowych.

Skontaktuj się z nami. Znajdziemy wspólnie rozwiązanie w zakresie utrzymania RODO w Twojej organizacji i szkolenia pracowników.